Microsoft 365 · Frankfurt am Main
Microsoft 365: Migration, Einrichtung und Betreuung in Frankfurt
fra.digital richtet Microsoft 365 für kleine Unternehmen ein, übernimmt E-Mails und Dateien und betreut bestehende Umgebungen. Die Planung folgt Ihren Arbeitsabläufen – vom einzelnen Arbeitsplatz bis zum Team.
Leistungsumfang
Microsoft 365 einführen, umstellen und betreuen
Microsoft 365 einrichten
Postfächer, gemeinsame Ablagen und Zugriffsrechte so aufbauen, dass sie zu Ihren Aufgaben passen. Dazu gehören geeignete Lizenzen, die Anmeldung und die Einbindung Ihrer Arbeitsplätze.
E-Mails und Dateien übernehmen
Den Wechsel vom bisherigen System vorbereiten, Datenübernahme und Umstellung abstimmen und die vorgesehenen Arbeitsabläufe prüfen. Kalender, Kontakte und lokale Archive werden gesondert berücksichtigt.
Bestehende Umgebung betreuen
Konkrete Probleme bearbeiten, Ablagen und Freigaben überarbeiten oder Beschäftigte einbinden. Sie beauftragen einzelne Arbeiten oder vereinbaren weitere Betreuungstermine.
Vor dem Wechsel
Vor der Migration steht fest, welche Daten, Rechte und Anwendungen übernommen werden
Ausgangspunkt sind Ihre bisherigen Postfächer, Dateiablagen und Arbeitsplätze. Kalender, Archive und Fachanwendungen brauchen eine eigene Prüfung. Bevor der Wechsel beginnt, werden Übernahmeverfahren, mögliche Unterbrechungen und Prüffälle mit Ihnen abgestimmt.
Nachrichten, Kalender und Archive erfassen
Erfasst werden Postfächer und Ordner ebenso wie Kontakte, Kalender und lokal gespeicherte Outlook-Archive. Eine IMAP-Migration übernimmt E-Mails, jedoch keine Kontakte oder Kalender. Regeln, Stellvertretungen und Outlook-Einstellungen werden gesondert geprüft. Aus dieser Bestandsaufnahme ergibt sich, was das Migrationsverfahren überträgt und was zusätzlich eingerichtet werden muss.
Dateien und Berechtigungen vorab erproben
Vor der Übernahme werden Dateipfade, Synchronisierung und Berechtigungen geprüft. Bei umfangreicheren Ablagen dient eine repräsentative Auswahl als Probelauf: wichtige Dateitypen, typische Benutzerrollen und gemeinsam bearbeitete Unterlagen. Verknüpfte Dateien oder Anwendungen mit festen Speicherpfaden erfordern besondere Aufmerksamkeit. Aus dem Ergebnis folgt, welche Bestände übernommen werden können und wo eine Anpassung nötig ist.
Anmeldung und Verwaltungszugänge vorbereiten
Benutzerkonten, Mehrfaktoranmeldung und erforderliche Administratorrechte werden eingerichtet. Wiederherstellungswege werden auch für den Verlust eines Anmeldegeräts vorbereitet. Welche Schutz- und Verwaltungsfunktionen verfügbar sind, hängt von den Lizenzen und der gewählten Konfiguration ab. Beschäftigte erhalten vor dem Wechsel die Anleitung für ihre Anmeldung und die notwendigen Schritte an ihren Geräten.
Domain und weitere Absender einbeziehen
MX-Einträge beschreiben den Empfangsweg Ihrer Domain. SPF und DKIM liefern unterschiedliche Nachweise zur Authentifizierung von E-Mails. DMARC prüft, ob mindestens einer dieser Nachweise gültig ist und zur sichtbaren Absenderdomain passt. Website, Scanner und Fachsoftware werden als mögliche Absender einbezogen. Vor einer strengeren DMARC-Richtlinie müssen legitime Versandwege geprüft werden; ein vorschnelles Sperren kann erwünschte Nachrichten betreffen.
Migration und Umstellung
Vom bisherigen System zur geprüften Nutzung
Ein Probelauf klärt offene Fragen, bevor größere Datenbestände umgestellt werden. Der Ablauf wird an Quellsystem, Datenumfang und betriebliche Termine angepasst.
Bestand erfassen, Zielumgebung vorbereiten, Übernahme erproben, Umstellung steuern und die vereinbarten Daten sowie Arbeitsabläufe prüfen.
Den Wechsel abschließen und den alten Dienst ablösen
Eine Vorabübernahme kann die Arbeiten am Umstellungstermin verkürzen. Der Ablauf benennt, ab wann im neuen System gearbeitet wird und wie später eingehende Nachrichten oder geänderte Dateien abgeglichen werden. Bei Dateien wird vermieden, dass unbemerkt zwei Arbeitsstände weitergeführt werden. Mögliche Unterbrechungen, DNS-Zwischenspeicherung und die Voraussetzungen für eine Stilllegung des alten Dienstes werden eingeplant.
Ergebnis und Übergabe
Übertragene Daten und Arbeitsabläufe gezielt prüfen
Migrationsprotokolle und vereinbarte Datenstichproben zeigen, was übernommen wurde und wo Nacharbeit nötig ist. Anschließend werden E-Mail, Kalender, gemeinsame Postfächer und Dateien mit den vorgesehenen Benutzerkonten geprüft. Erlaubte Zugriffe und gewünschte Sperren gehören gleichermaßen dazu.
Die Übergabe hält die bearbeiteten Strukturen, Zuständigkeiten, Lizenzen und offenen Aufgaben fest. Die Einweisung orientiert sich an Ihrer Arbeit.
Datenprüfung, Funktionsprüfung und Einweisung im Detail
Migrationsprotokolle werden auf Fehler und ausgelassene Elemente ausgewertet. Vereinbarte Stichproben vergleichen Daten aus Quelle und Ziel, beispielsweise Ordner, ältere Nachrichten, Anhänge oder wichtige Dokumente. Auffälligkeiten und nicht übernommene Inhalte werden festgehalten. Eine erfolgreiche Anmeldung allein genügt nicht, um die Datenübernahme zu beurteilen. Anschließend werden die vorgesehenen Arbeitsabläufe mit normalen Benutzerkonten getestet: Nachrichten senden und empfangen, Kalender nutzen, aus gemeinsamen Postfächern antworten sowie Dateien öffnen, bearbeiten und freigeben. Bei Berechtigungen wird sowohl der erlaubte Zugriff als auch die gewünschte Zugriffssperre geprüft. Die ausgewählten Prüffälle und verbleibenden Aufgaben werden dokumentiert. Die Übergabe umfasst die für das Projekt relevante Postfach- und Ablagestruktur, Zuständigkeiten, Verwaltungszugänge und Lizenzen. Die Einweisung orientiert sich an Ihrer Arbeit: etwa einer Vertretung in der Hausverwaltung oder der Freigabe von Projektunterlagen. So können die Beschäftigten die neue Struktur unmittelbar auf ihre Aufgaben beziehen.
Kontakt zu fra.digital
Planen Sie einen Wechsel zu Microsoft 365?
Für die erste Einschätzung helfen Ihr bisheriger E-Mail-Anbieter, die ungefähre Zahl der Nutzer und die genutzten Dateiablagen. Umfang, Ablauf und Abrechnung werden vor Beginn abgestimmt.
Zusammenarbeit im Unternehmen
Postfächer und Dateien nach Aufgaben organisieren
Eine Einführung muss nicht sämtliche Anwendungen ersetzen. fra.digital legt mit Ihnen fest, welche Dienste einen konkreten Nutzen haben, welche Daten dorthin gehören und was in der bisherigen Umgebung bleibt.
Gemeinsame Postfächer nach Zuständigkeit einrichten
Beschäftigte greifen mit ihrem persönlichen Konto auf ein gemeinsames Postfach zu. Der Zugriff auf den Postfachinhalt und das Senden unter der gemeinsamen Adresse erfordern unterschiedliche Berechtigungen. Die Ablage gesendeter Nachrichten wird so eingerichtet und getestet, dass Vertretungen Antworten nachvollziehen können. Die Lizenzprüfung berücksichtigt sowohl die zugreifenden Personen als auch Speicherbedarf und Zusatzfunktionen des Postfachs.
Exchange Online
Postfächer und Kalender nach Zuständigkeiten organisieren. Zusätzliche Adresse, Verteiler und gemeinsames Postfach erfüllen unterschiedliche Aufgaben.
SharePoint
Dauerhaft gemeinsame Unternehmensunterlagen nach Aufgaben und Berechtigungen ablegen. Klassische Netzlaufwerke oder Datenbanken werden dadurch nicht automatisch ersetzt.
OneDrive
Persönliche Arbeitsdateien speichern und gezielt freigeben. Für unterwegs wird festgelegt, was tatsächlich offline verfügbar sein muss.
Teams
Besprechungen, Nachrichten und Dokumente verbinden. Die Ablage hängt vom Weg der Freigabe ab; nutzbare Funktionen auch von den Lizenzen.
| Vorgang | Speicherort |
|---|---|
| Datei in einen Kanal hochladen | Zugehörige SharePoint-Website |
| Datei vom Gerät neu in einen Chat hochladen | Geschäftliches OneDrive der hochladenden Person |
| Link zu einer vorhandenen Datei teilen | Bisheriger Speicherort; die Datei wird nicht verschoben |
Standardkanäle nutzen die SharePoint-Website des Teams; private und geteilte Kanäle haben eigene Websites. Ob eine verlinkte Datei geöffnet oder bearbeitet werden kann, hängt von den Freigabe- und Zugriffsrechten ab.
Dienste und Ablagestruktur im Detail
Geschäftliche Postfächer, Kalender und gemeinsame Adressen werden nach Zuständigkeiten eingerichtet. Eine zusätzliche E-Mail-Adresse, ein Verteiler und ein gemeinsam bearbeitetes Postfach erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die Auswahl folgt der Frage, wer Nachrichten erhalten, bearbeiten und beantworten soll. Für gemeinsam benötigte Dokumente werden Ablagen und Berechtigungen nach Aufgaben organisiert. Der Zugriff auf Objektunterlagen, Projektdateien oder interne Vorlagen soll auch bei Vertretungen funktionieren. Datenbanken und Anwendungen, die ein klassisches Netzlaufwerk voraussetzen, müssen gesondert auf ihre Eignung geprüft werden. OneDrive eignet sich für individuelle Arbeitsdateien und die gezielte Freigabe einzelner Dateien. Dauerhaft gemeinsam benötigte Unternehmensunterlagen sollten bewusst einer gemeinsamen Ablage zugeordnet werden. Außerdem wird festgelegt, welche Dateien auf dem Rechner tatsächlich offline verfügbar sein müssen. Teams verbindet Besprechungen, Nachrichten und die Arbeit an Dokumenten. Dateien in Kanälen liegen in SharePoint; über einen Chat hochgeladene Dateien liegen in der Regel im OneDrive der hochladenden Person. Die Ablagestruktur wird deshalb mitgeplant. Welche Teams-Funktionen genutzt werden können, hängt auch von den gebuchten Lizenzen ab.
Eine wichtige Entscheidung
Gemeinsame Postfächer und Dokumentablagen nach Zuständigkeiten organisieren
In einer kleinen Hausverwaltung müssen Vertretungen sowohl die Korrespondenz als auch die passenden Objektunterlagen erreichen. Gemeinsame Postfächer und eine nach Aufgaben gegliederte Dokumentenablage können das unterstützen. Personalunterlagen benötigen andere Zugriffsrechte als die Unterlagen zur laufenden Objektbetreuung. Die Verwaltungssoftware und ihre Datenbank werden gesondert geprüft; sie können in der bisherigen Umgebung bleiben. Entscheidend ist, ob die vorgesehenen Personen mit ihren eigenen Konten die benötigten Nachrichten und Dokumente erreichen.
Betreuung nach Bedarf
Microsoft 365 betreuen, wenn sich Ihr Unternehmen verändert
Nach der Einführung entstehen neue Aufgaben: Beschäftigte kommen hinzu, Zuständigkeiten ändern sich oder ein Gerät wird ersetzt. fra.digital übernimmt solche Anpassungen einzeln oder zu vereinbarten Betreuungsterminen.
Neue Beschäftigte einbinden und Rollen ändern
Konten, Lizenzen, Postfächer und Dateizugriffe werden anhand der Aufgaben eingerichtet. Bei einem internen Wechsel wird auch geprüft, welche bisherigen Berechtigungen entfallen sollen. Arbeitsplatz, Anmeldung und benötigte Anwendungen werden zusammen vorbereitet, damit am ersten Arbeitstag nicht nur ein Benutzerkonto vorhanden ist.
Ausscheidende Beschäftigte sperren und geschäftliche Daten geordnet übergeben
Beim Ausscheiden einer Person werden deren Anmeldungen gesperrt und bestehende Sitzungen widerrufen. Vor dem Entzug von Lizenzen wird festgelegt, welche Postfachinhalte, OneDrive-Dateien, Teams-Zuständigkeiten und Anwendungszugänge erhalten oder übertragen werden. Bereits heruntergeladene Dateien und angebundene Fremdanwendungen werden gesondert geprüft.
Freigaben, Funktionen und Lizenzen pflegen
Zugriffe, gemeinsame Postfächer, externe Freigaben und Nutzungsprobleme zu vereinbarten Terminen bearbeiten. Lizenzänderungen werden mit Funktionsbedarf und Vertragslaufzeiten abgeglichen. Eine laufende Überwachung oder garantierte Reaktionszeit ist damit nicht verbunden.
Kontozugriff beim Ausscheiden von Beschäftigten
Auf Weisung des Unternehmens werden Anmeldungen gesperrt und der Widerruf bestehender Sitzungen veranlasst. Wie schnell ein Zugriff endet, hängt auch von der Anwendung und noch gültigen Sitzungen ab. Angebundene Anwendungen und lokal gespeicherte Daten werden gesondert berücksichtigt; eine Kontosperre entfernt keine bereits heruntergeladenen Dateien. Vor dem Entfernen von Konten oder Lizenzen wird festgelegt, welche geschäftlichen Inhalte erhalten bleiben und wer sie nutzen darf.
Umfang eines Betreuungstermins
Bei einem Betreuungstermin lassen sich nicht mehr benötigte Zugriffe, externe Freigaben, Postfachkonfigurationen und Synchronisierungsprobleme bearbeiten. Änderungen an Lizenzen werden mit Funktionsbedarf und Vertragslaufzeiten abgeglichen. Es handelt sich um vereinbarte Arbeiten; eine laufende Überwachung oder garantierte Reaktionszeit ist damit nicht verbunden.
Vor der Beauftragung
Fragen zu Einführung und Betreuung
Kann ich meine geschäftliche E-Mail-Adresse behalten?
Bei einer eigenen Unternehmensdomain ist das in vielen Fällen möglich. Entscheidend sind die vorhandenen Verträge und der Zugang zur Domainverwaltung. Ob sich auch Nachrichten, Kalender und Archive übernehmen lassen, wird anhand des bisherigen E-Mail-Systems geprüft.
Kann die vorhandene Fachsoftware weiterlaufen?
Das wird vor der Umstellung geprüft. Microsoft 365 ersetzt nicht automatisch eine Verwaltungs- oder Branchensoftware. Benötigte lokale Datenbanken, Netzlaufwerke oder E-Mail-Anbindungen werden gesondert berücksichtigt. Eine Einführung kann deshalb auch nur E-Mail und ausgewählte Dokumente umfassen.
Muss das gesamte Unternehmen gleichzeitig wechseln?
Das hängt von den bestehenden Systemen und der Zusammenarbeit ab. Eine schrittweise Einführung kann sinnvoll sein, benötigt aber ebenfalls einen abgestimmten Übergang. Mögliche Unterbrechungen und der Aufwand für den Parallelbetrieb werden vorab besprochen.
Welche Microsoft-365-Lizenzen brauche ich?
Das hängt von den tatsächlich benötigten Diensten ab: etwa geschäftlicher E-Mail, installierbaren Office-Anwendungen, Teams oder einer zentralen Geräteverwaltung. fra.digital gleicht Funktionen, vorhandene Abonnements und Vertragslaufzeiten ab. Ein günstiger Tarif ist nur dann passend, wenn er auch die benötigten Rechte und Funktionen enthält. Verbindlich sind die Bedingungen des gewählten Angebots.
Brauche ich anschließend einen Betreuungsvertrag?
Sie können die Einrichtung als abgeschlossenes Projekt beauftragen und weitere Unterstützung bei Bedarf hinzunehmen. Microsoft-Lizenzen und ergänzende Dienste werden unabhängig davon nach ihren jeweiligen Vertragsbedingungen berechnet.
Wie werden Cloud-Daten gesichert?
Zunächst werden die Wiederherstellungsfunktionen der genutzten Dienste und Ihr Bedarf abgeglichen. Papierkorb oder Versionsverlauf können für einzelne Fehler helfen, decken aber nicht automatisch jeden benötigten Datenstand oder alle Inhalte ab. Eine ergänzende Sicherung wird nach erfassten Daten, Aufbewahrung und Wiederherstellungsweg ausgewählt. Einrichtung, Lizenzen und spätere Kontrollen werden dabei gesondert berücksichtigt.
Kann fra.digital eine bereits eingerichtete Microsoft-365-Umgebung betreuen?
Ja. Zunächst werden die für den Auftrag relevanten Konten, Lizenzen, Berechtigungen und Zugänge geprüft. Auf dieser Grundlage lassen sich konkrete Probleme bearbeiten oder Anpassungen planen. Eine vollständige Neueinrichtung ist dafür nicht automatisch erforderlich.
Kontakt zu fra.digital
Microsoft 365 einführen, migrieren oder betreuen lassen
Nennen Sie Ihren bisherigen E-Mail-Anbieter, die ungefähre Zahl der Nutzer und die Daten, die übernommen werden sollen. Auch für eine bestehende Microsoft-365-Umgebung können Sie konkrete Arbeiten beauftragen.
